Tarjouspyyntö: malli ja sisältö

Mitä hyvä tarjouspyyntö sisältää

Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) neuvoo pyytämään tarjoukset aina kirjallisesti ja useammalta yritykseltä, jotta hintataso ja yritysten luotettavuus tulevat näkyviin. KKV:n mukaan remontin tarjouspyynnössä pitää olla vähintään työn kuvaus, hinnoittelu- ja laskutusperiaatteet, alustava aikataulu, tarjousten jättöaika sekä pyyntö vahvistaa, että urakoitsija on ennakkoperintärekisterissä.

Sama runko toimii muissakin palveluissa, kuten siivouksessa, kiinteistöhuollossa tai pihatöissä. Mitä tarkemmin kuvaat työn, sitä vähemmän tarjoajat joutuvat arvaamaan, ja sitä paremmin tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Pyydä kaikilta tarjoajilta hinta samassa muodossa, esimerkiksi kokonaishintana ja erikseen lisätöiden tuntihintana.

Hinnoittelutapa kannattaa päättää etukäteen

KKV erottaa neljä hinnoittelutapaa, ja tarjouspyynnössä kannattaa kertoa, mitä niistä toivot:

Urakkahinta: kiinteä hinta, joka toimii enimmäisbudjettina. Lisätöiden hinnoittelusta sovitaan erikseen.
Tuntihinta: pyydä arvio työajasta ja kirjaa se sopimukseen. Kuluttajalle hinnat ilmoitetaan arvonlisäveroineen.
Kustannusarvio: KKV:n mukaan arvio saa ylittyä enintään 15 prosenttia ja vain perustellusta syystä.
Enimmäishinta: ylärajaa ei saa ylittää, mutta hinta voi laskea, jos työtä tai materiaalia kuluu vähemmän.

Malli: tarjouspyyntö remonttiin tai palveluun

Alla oleva malli on keksitty esimerkki. Korvaa hakasulkeissa olevat kohdat ja liitä mukaan kuvat, piirustukset tai mittaukset, jos niitä on.

Malli – kopioi ja muokkaa

Aihe: Tarjouspyyntö – [työn nimi, esimerkiksi kylpyhuoneen remontti], [osoite]

Hei,

pyydän tarjousta alla kuvatusta työstä. Tarjous pyydetään myös [lukumäärä] muulta yritykseltä.

1. Tilaaja: Matti Meikäläinen, [osoite], [puhelin], [sähköposti]

2. Työn kuvaus: [mitä tehdään, missä, mitkä mitat tai määrät]. Liitteenä [kuvat / pohjapiirros / mittaukset].

3. Materiaalit: [urakoitsija hankkii / tilaaja hankkii]. Laatutaso: [esimerkiksi merkki tai vastaava].

4. Tilaajan omat työt: [esimerkiksi purkutyöt tai ei ole].

5. Aikataulu: työ voidaan aloittaa [pvm] alkaen, ja sen tulee olla valmis viimeistään [pvm].

6. Hinta: pyydän [urakkahinnan / enimmäishinnan / tuntihinnan ja työaika-arvion] arvonlisäveroineen. Ilmoittakaa erikseen työn osuus kotitalousvähennystä varten sekä lisätöiden tuntihinta.

7. Maksuehdot: maksu [erissä työn edistymisen mukaan / työn valmistuttua ja hyväksytysti vastaanotettuna].

8. Pyydän liittämään tarjoukseen: Y-tunnuksen, vahvistuksen ennakkoperintärekisteröinnistä, vastuuvakuutuksen tiedot, mahdolliset aliurakoitsijat ja 2–3 referenssiä yhteystietoineen.

9. Tarjous tulee jättää viimeistään [pvm ja kellonaika] sähköpostiin [osoite]. Tarjouksen tulee olla voimassa [voimassaoloaika].

10. Kohteeseen voi tutustua [ajankohta]. Kysymykset [sähköposti] viimeistään [pvm].

Ystävällisin terveisin

Matti Meikäläinen

Ennen kuin valitset tarjoajan

Tarkista yrityksen tiedot YTJ-palvelusta, tapaa edustaja ja soita referensseille. KKV:n mukaan kotitalousvähennyksen edellytys on, että urakoitsija on ennakkoperintärekisterissä. Ennakkomaksuja ei yleensä kannata maksaa, ja jos maksat erissä, sijoita suurin osa loppupäähän.

Kirjaa valinnan jälkeen kirjalliseen sopimukseen työn sisältö, aikataulu, hinta, maksuerät, materiaalit, omat työt, viivästyksen seuraukset ja aliurakoitsijat. Pienempiin remontteihin KKV:lla on pienremontin sopimusmalli, ja laajemmissa töissä kannattaa KKV:n mukaan tarkistaa, ovatko urakoitsijan ehdot kuluttaja-asiamiehen hyväksymiä, kuten RYS-9.

Jos tilaaja on yritys, tilaajavastuulaki voi edellyttää selvityksiä. Työsuojeluhallinnon mukaan selvitysvelvollisuus koskee esimerkiksi aliurakoita, joiden arvo on vähintään 9 000 euroa ilman arvonlisäveroa, ja rakentamisessa sitä sovelletaan laajemmin.

Miten julkisen hankinnan tarjouspyyntö eroaa

Julkisia hankintoja säätelee laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinnat.fi-palvelun mukaan kansallisen hankinnan tarjouspyyntö on aina tehtävä kirjallisesti, ja sen on oltava niin selkeä, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Pyynnössä kerrotaan muun muassa hankinnan kohteen syrjimätön kuvaus, tarjoajien soveltuvuusvaatimukset, valintaperuste ja vertailuperusteet, määräaika, toimitusosoite ja tarjouksen voimassaoloaika.

Kansallisen kynnysarvon alittavat pienhankinnat tehdään hankintayksikön omien ohjeiden mukaan, mutta tarjouspyyntö tehdään silloinkin kirjallisesti ja siinä kerrotaan valintaperuste ja määräaika. Pyyntöön liitetään yleensä sopimusehdot, esimerkiksi JYSE 2017 tai YSE 1998, ja hankintapäätöksen mukana annetaan muutoksenhakuohje. Yksityinen ostaja taas saa valita tarjoajan vapaasti eikä joudu perustelemaan valintaansa.

Jos olet itse tarjoajana julkisessa kilpailutuksessa, lue oppaamme tarjouksen tekemisestä julkiseen kilpailutukseen. Tutkat.fi:n maksullinen Tarjouspaketti julkisiin hankintoihin kokoaa tarjoajan tarkistuslistat ja pohjat yhteen.

Usein kysyttyä

Kuinka monelta yritykseltä tarjous kannattaa pyytää?

KKV neuvoo pyytämään tarjouksen useammalta yritykseltä, mutta tarkkaa määrää se ei anna. Olennaista on, että tarjoukset perustuvat samaan työn kuvaukseen ja ovat siksi vertailukelpoisia.

Paljonko kustannusarvio saa ylittyä?

KKV:n mukaan kuluttajalle annettu kustannusarvio saa ylittyä enintään 15 prosenttia ja vain perustellusta syystä. Urakkahinta ja enimmäishinta eivät saa ylittyä.

Onko tarjouspyyntö sitova?

Tarjouspyyntö ei velvoita ostajaa tilaamaan. Sitova sopimus syntyy, kun hyväksyt tarjouksen. Kirjaa ehdot kirjalliseen sopimukseen.

Kilpailutustutka kokoaa aiheen luvut, määräajat ja palvelut yhteen. Avaa Kilpailutustutka →

Laske itse

Hankintalaskuri: kynnysarvot ja hinta-laatu-pisteytys · ilmainen

Valmiit työkalut

Tarjouspaketti julkisiin hankintoihin · Tarjouspohja, soveltuvuuden tarkistuslista ja hinnoittelulaskuri
Myyntiputki ja liidiseuranta · Liidit, vaiheet, todennäköisyys ja ennustettu myynti

Lähteet

Artikkeli on yleistä tietoa eikä korvaa viranomaisen, juristin tai neuvojan ohjetta. Tarkista ajantasainen tieto lähteistä.